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活動報告詳細

第9回目の実行委員会を開催しました。

投稿日 : 2012/10/16 12:3
2012年10月13日は第9回目の会議を行いました。

<本日の会議&作業内容>
・参加者募集について
・ケータリング業者選定について
・会場導線の確認およびスタッフ配置計画
・応対マニュアル作成
・備品選定

アウトプット画像

◆参加者募集について
21日まで参加者の募集を行っており、現時点での状況の確認と残り1週間の対策を検討しました。
また、総会という言葉は卒業して間もない学生さんにはあまりなじみがないため、懇親会をメインに募集する方向性に変更しました。

◆ケータリング業者選定について
お忙しい中お集まりいただく皆様に簡単な軽食をと考えております。また、冷えたドリンクも当日配送してくれる業者を選定しました。

◆会場導線の確認およびスタッフ配置計画
規模縮小に伴い、部屋数と導線の変更を行っていきました。
なるべく、今後のイベント・セミナーにおいても、そのまま利用できるレイアウト構成をイメージしております。

◆応対マニュアル作成
実際、お越しいただいた卒業生や先生方のご対応を行う手順や言葉がけなどをマニュアル化しました。
このマニュアルを今後のベースとし、今後役員改選が行った場合でも継続して、総会を行えるようにしました。

◆備品選定
当日や今後のイベント・セミナーで利用できるように「名札」や「ペーパーナプキン」「クローク用荷札」などの備品選定を行いました。
当日まで日数が無いため、決済方法を検討しております。


残り2週間もすぎ準備も本格化してきております。
正直、色々と見えなかったものが見えるようになってきました。そして、実行委員の意識も高まってきており、5年後の50周年に向けて、着実に礎を築いていると実感しております。

次回の実行委員の集まりは、10月20日(土)13時からです。
よろしくお願いします。
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